این جلسه كه با سخنان حجت الاسلام والمسلمین معصومی لاری ، نماینده محترم بعثه مقام معظم رهبری در خصوص اهمیت همكاری كلیه دستگاههای و سازمان ها در  هر چه با شكوه تر برگزار شدن این تجمع بزرگ جهان تشییع  سخنانی را بیان فرمودند آغاز گردید و در ادامه جلسه نحوه سامان دهی محل اعزام  كاروان های اعزامی اربعین و همچنین تبلیغات محیطی درسطح شهر ها ، اماكن مذهبی و بقاع متبركه ، نحوه اطلاع رسانی به زائرین  ، تهیه اقلام فرهنگی و پوستر بنر مورد نیاز و همچنین احداث ایستگاه های  صلواتی  و پایگاه های امدادی در مسیر عزیمت زائرین در محدوده استان با همكاری فرمانداریهای شهرستان ها ، جمعیت هلال احمر استان و سایر دستگا های اجرایی هماهنگی های مورد نیاز انجام و مسئولیت اجرای آن به هر كدام از دستگاههای مربوطه محول گردید . در پایان مقرر گردید اقلام مورد نیاز زائرین اربعین از طریق دستگاههای اجرایی و مردمی جمع آوری و توسط مدیریت حج و زیارت هرمزگان جهت مصرف زائرین استان و همینطور در محل مرز كشور ایران با عراق ساماندهی لازم  صورت پذیرد .